Es ist nur eine Phase – das gilt auch für Projekte und Teams

Eines meiner liebsten Mantren als Mutter war und ist immer noch “Es ist nur eine Phase.”

Es hat mich immer beruhigt mir klar zu machen, dass auch die scheinbar endlosen und ach so anstrengenden Zeiten mit den Kindern nur eine Phase sind. Sie gehen vorbei.

Die Umstände ändern sich, die Kinder entwickeln sich weiter, wir selbst auch…

Mich hat das oft an die Jahreszeiten erinnert – Frühling, Sommer, Herbst und Winter kommen und gehen auch immer und immer wieder vorbei.

Einfach so.

Ich kann meine Kinder unterstützen, gut durch eine bestimmte Jahreszeit zu kommen. So wie ich auch als Gärtnerin meinen Garten entsprechend vorbereiten und pflegen kann. Aber letztlich ist es eben eine Phase, die vorbei geht.

Das Tolle an dem Mantra ist, dass es auch auf ganz andere Themen übertragbar ist. Auch bei vielen  Projekt- und Teamthemen ist das Mantra zutreffend.

Auch bei Projektteams gibt es verschiedene Jahreszeiten. Sie sind zwar nicht immer gleich lang. Manchmal wird auch eine Phase wiederholt oder quasi übersprungen und doch hilft mir auch da die Einsicht, dass es nur eine Phase ist.

Genauso wie ich meinen Kindern helfen kann durch bestimmte Phasen gut durchzukommen, so ist es auch mit meinen Projektteams.

Nach dem Phasenmodell nach Tuckman und Klotz gibt es vier bzw. fünf Phasen in Projektteams.

1. Forming – Einstiegs- und Findungsphase

In dieser Phase erleben die Teams meist eine gewisse Unsicherheit, die einzelnen Personen kennen sich noch nicht. Als Führungskraft ist es meine Hauptaufgabe Sicherheit zu vermitteln. Wir sind zu diesem Zeitpunkt hauptverantwortlich für die Stimmung und sollten Kennenlern-Gelegenheiten für alle schaffen. Auch das Einstimmen auf eine gemeinsame Vision ist da wichtig. Bis auf den letzten Punkt erinnert es meiner Meinung nach manchmal an die Babyzeit oder auch an den ganz frühen Frühling, wenn im Garten alles erwacht, Beete bepflanzt werden etc.

2. Storming – Auseinandersetzungs- und Konfliktphase

Nach dem ersten Kennenlernen kommen dann Konflikte dazu. Aufgabenkonflikte, die durch eine ungenaue Aufgabenbeschreibung entstehen und Rollenkonflikte, die aufgrund unklarer oder unpassender Rollen entstehen. Als Führungskraft ist es meine Aufgabe diese Prozesse zu moderieren. Ich kann die einzelnen Personen dabei unterstützen ihre Werte und Bedürfnisse zu kommunizieren, dem Team helfen dann zu guten Lösungen zu finden und so Konflikte aufzulösen oder einen guten Umgang damit zu finden. Das Kommunizieren und Stärken der (gemeinsamen) Vision kann hier oft hilfreich sein. Sowohl die Autonomiephase bei Kleinkindern als auch die Pubertät hat manchmal Ähnlichkeit mit dieser Phase. Bei den Jahreszeiten erinnert es mich an den späten Frühling mit der riesigen Energie und dem manchmal heftigen Wachstum.

3. Norming (Regelungs- und Übereinkommensphase)

In der dritten Phase hat sich das Team langsam gefunden, die wichtigsten Konflikte wurden geklärt. Jetzt werden die Spielregeln an das Team und die Aufgabe angepasst, die Zusammenarbeit wird optimiert und das Team beginnt langsam wirklich als Team zu funktionieren.

Wenn die Konfliktlösungskompetenz in der vorangehenden Phase gut entwickelt wurde, kann ich als Projektleitung an dieser Stelle etwas zurücktreten und mehr darauf achten, dass jedes Teammitglied die passenden Aufgaben übernehmen kann. Ich kann mehr organisatorische und koordinative Aufgaben übernehmen.

Im Garten ist die passende Jahreszeit wohl der Sommer, wo wir langsam anfangen können das Wachstum zu genießen und nur noch ab und zu einzelne Triebe abschneiden o.ä.

Und bei den Kindern passt es auch gut zu den Phasen nach den Autonomiephasen – auch da werden viele Dinge neu verhandelt und das Zusammenleben wird neu justiert.

4. Performing (Arbeits- und Leistungsphase)

In dieser Phase kann das Team nun selbständig und effizient arbeiten. Als Projektleitung wollen wir diese Phase möglichst schnell erreichen. Da können wir endlich die Früchte unserer Aufbauarbeit in den Phasen davor ernten. Als Führungskraft halten wir eher den sicheren Rahmen aufrecht und führen eher indirekt.

Die passende Jahreszeit ist offensichtlich der Spätsommer und Herbst und bei den Kindern ist es jeweils die Phase nach einem Entwicklungssprung bzw. ultimativ dann das Erwachsensein.

Spätestens bei diesen Vergleichen wird deutlich, dass die Phasen davor wirklich wichtig sind. Im Garten ist es allen klar, dass wir nicht immer nur ernten können und auch bei Kindern setzt sich langsam die Erkenntnis durch, dass die manchmal anstrengenden Phasen enorm wichtig und wertvoll sind.

Doch manchmal habe ich den Eindruck, dass bei Projektteams immer erwartet wird, dass sie sich nach wenigen Tagen bitteschön in dieser Phase zu befinden haben. Das kann nicht gut gehen, irgendwann werden unklare Rollenverteilungen, ungeklärte Konflikte und unangepasste Prozesse uns auf die Füße fallen, also nehmt euch die Zeit.

Vielleicht könnt ihr die Phasen davor auch wie die Jahreszeiten genießen – ich finde es jedes Mal wieder spannend ein Team durch diese Phasen zu begleiten.

5. Adjourning (Auflösungsphase)

Diese fünfte Phase wurde erst später zu diesem Modell hinzugefügt, da es sie nur bei temporären Teams (wie eben Projektteams) wirklich gibt.

Hier dürfen wir gemeinsam mit dem Team feiern. Das ist eine Phase für Wertschätzung, Feedback und auch Lessons learned, eine Phase des Durchatmens und der Neuorientierung – der Winter zwischen den Projekten sozusagen.

Ich denke, es wird klar, warum “Es ist nur eine Phase.” auch für Projekt-Teams passend ist und warum es auch für Projekte Jahreszeiten gibt.

Falls du mit deinem Team also gerade in der Storming-Phase bist, schau wie du es am besten unterstützen kannst und genieße diese Zeit. Wenn ihr sie gut durchmacht, wird die Performing-Phase umso schöner!

Hast du das auch schon so erlebt? Welche Projekt-Jahreszeit ist deine Lieblingsjahreszeit und warum?

Dieser Artikel ist der zweite Teil der #crazyblogwoche mit Susi und Aline, bei der wir alle drei in sechs Tagen sechs Artikel schreiben zu einem jeweils gelosten Stichwort. Das Stichwort von heute lautet “Jahreszeit”. Sobald sie veröffentlicht sind, verlinke ich natürlich auch die anderen Artikel hier.

Susis Artikel: Tomaten häkeln

Alines Artikel: Bildung in gemäßigten Breiten

Die anderen Artikel der #crazyblogwoche findest du hier:

Tag 1 Stichwort Herzensangelegenheit: Warum ich Selbstfürsorge endlich wichtiger nehmen will